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Les frais d’établissement du bail à loyer

portrait of a smiling woman holding a little house in her hand

Certaines régies facturent au futur locataire, au moment de l’établissement d’un bail à loyer, des frais de dossiers (également appelés frais administratifs). Nous observons des montants variant de CHF 100.- à près de CHF 300.- TTC.

Quand doit on les payer ?

Ces frais sont payables à échéance plus ou moins courte selon les agences, mais en tous les cas au plus tard à l’état des lieux d’entrée.

Ces frais sont-ils à la charge du locataire ?

Oui. Par le passé, l’article 8 des dispositions paritaires, règles et usages locatifs du canton de Vaud RULV (Annexe 1) prévoyait expressément ces frais à la charge du bailleur.

Toutefois, d’entente entre les milieux de défense des locataires (ASLOCA), des propriétaires (Chambre Vaudoise Immobilière) et l’Union Suisse des Professionnels de l’Immobilier (USPI), l’article 8 des RULV n’a pas le caractère de force obligatoire (voir Annexe 2). Les frais d’établissement du bail, entre-autres, peuvent donc définitivement être facturés au locataire sans contestation possible.

Comment ces frais se justifient-ils ?

L’établissement d’un bail et sa conclusion nécessitent une série de démarches qui vont au-delà d’un « copier-coller » du bail précédent, cette étape en elle-même requérant rigueur et précision pour éviter tout litige futur

  • l’étude des dossiers de candidature et notamment l’examen de solvabilité
  • transmission des dossiers au propriétaire pour décision
  • établissement du bail en tant que tel
  • commande, et pour la plupart des régies, fourniture à sa charge des plaquettes de boîte aux lettres (le coût de ces plaquettes à lui-seul représente plusieurs dizaines de francs)
  • informations aux services industriels et contrôle des habitants
  • mises à jour informatiques
  • coordination interne avec le service technique pour l’état des lieux d’entrée
  • etc.

L’ensemble de ces démarches peut facilement générer plusieurs heures de travail dont le coût, y compris cas échéant celui des plaquettes, dépasse largement les frais facturés au locataire.

Dans la pratique, la somme des frais mentionnés ci-dessus est alors répartie entre le propriétaire et le locataire.

Annexe 1 : RULV

Annexe 2 : Arrêté déclarant de force obligatoire les RULV

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